Hoe organiseert u een goed congres?

congres-zaal

Hoe organiseert u een goed congres?
Bij het organiseren van een congres komt veel kijken; onder andere de planning, de locatie en de deelnemers. Wij helpen u graag een handje en zetten hier een aantal belangrijke tips op een rijtje.

 

Tip 1: Begin op tijd
Neem goed de tijd voor het organiseren van een congres. Zeker als u topsprekers wilt uitnodigen is het vaak nodig om deze 6 tot 8 maanden van tevoren te boeken. Start in ieder geval minimaal vier maanden van tevoren met de voorbereidingen en zorg dat de uitnodigingen uiterlijk 6 tot 8 weken voor het congres verstuurd zijn. Zo kunnen bezoekers tijdig ruimte in hun agenda reserveren.

 

Tip 2: De locatie
De locatie heeft een grote invloed op het congres. Wat voor een uitstraling zoekt u? Waar moet de locatie zich bevinden? Gaat u bijvoorbeeld puur voor functionaliteit of gaat u toch voor de charme van een congreslocatie in de natuur? Maak met de locatie ook goede afspraken over uw wensen op het gebied van bijvoorbeeld catering en het ontvangen van bezoekers. Planetarium Amsterdam heeft veel opties voor het ontvangst, de indeling van de pauzes en de lunch. Ook een diner en/of borrel behoren tot de mogelijkheden.

 

Tip 3: Gebruik de locatie optimaal
Het blijkt weleens dat bij de uitwerking van het programma u toch een andere indeling wenst dan daarvoor was afgesproken. U heeft bijvoorbeeld ronde tafels nodig of wilt toch liever een theater opstelling. Het is belangrijk dat u het programma niet aanpast aan de zaal, maar juist de zaal aan het programma! Bij Planetarium Amsterdam denken wij altijd met u mee en zullen er altijd voor zorgen dat de gewenste opstelling geregeld wordt.

 

Tip 4: Registratietafel
Voorkom lange rijen bij het ontvangen van de deelnemers. Zorg dat het ontvangst soepel gaat en dat u al tijdig aanwezig bent om te vroege bezoekers op te vangen. Bij Planetarium Amsterdam hebben wij een registratietafel beschikbaar waar iedereen zich kan aanmelden bij de organisatie van uw congres. Reserveer ook plaatsen achter in de zaal voor eventuele laatkomers zodat de spreker zo min mogelijk gestoord wordt bij verlate binnenkomers.

 

Tip 5: Techniek
Zorg dat alle zaken met betrekking tot techniek goed zijn geregeld. Bij Planetarium Amsterdam is er de gehele dag een supervisor aanwezig die u kan assisteren bij elke vraag of verzoek. Heeft u liever ook technische assistentie voordat het congres begint? Geen probleem! Wij regelen dat voor u.

 

Tip 6: Timemanagement
Eén van de grootste ergernissen van bezoekers van een congres is een programma dat uitloopt. Om ervoor te zorgen dat dit niet gebeurt, is timemanagement ontzettend belangrijk. Bij een groot congres van ruim 100 deelnemers is een pauze van 15 minuten niet haalbaar, ga zeker uit van een half uur. Deel in de planning ook de tijd in die beschikbaar is voor het stellen van vragen aan sprekers, zo voorkom je dat dat sprekers uitlopen en blijft er duidelijkheid over hoelang elk onderdeel zal duren. Zowel de spreker als uw programma worden zeer geholpen wanneer er duidelijkheid is over de hoeveelheid spreektijd. Informeer de spreker dan ook duidelijk wat zijn maximale spreektijd is en of dat inclusief of exclusief vragen is. Wellicht vindt u het prettig als dit tijdens het congres bijgehouden wordt.

 

Tip 7: Interactie
Om ervoor te zorgen dat alle informatie echt binnenkomt bij de deelnemers, laat dan een speech niet langer dan 20 minuten duren. De interactieve onderdelen van een congres worden het hoogst gewaardeerd en zorgen ervoor dat de deelnemers de informatie echt in zich opnemen en zo het meeste uit een congres kunnen halen.

 

Heeft u zelf ook een goede tip? Laat het ons weten via facebook of twitter!