Insider tips hoe u een fantastisch evenement kunt organiseren!

Bij het organiseren van een bijeenkomst komt altijd veel kijken, van het uitzoeken van de locatie, het thema tot aan het maken van een gastenlijst en uitnodigingen. Kijk hier voor een handig overzicht waar u aan moet denken bij het organiseren van een bijeenkomst. Dan is eindelijk de dag van uw bijeenkomst aangebroken: alle uitnodigingen zijn verstuurd, de zaalopstelling staat klaar en dan begint uw bijeenkomst echt! Maar hoe zorg je ervoor dat ook op de dag zelf alles vlekkeloos loopt? Lees dan deze insider tips van onze collega’s!

1. Goed contact met uw gastheer/vrouw van de locatie

Zodra u de zaal binnen komt heeft u het eerste contact met de gastheer van de locatie. Geef goed uw wensen, maar ook uw eventuele zorgen aan. Een goede gastheer zorgt ervoor dat u compleet vertrouwen heeft in het verloop van de dag en laat u als organisator ‘’ontstressen’’. De gastheer neemt uw zorgen uit handen, controleert gedurende de dag het programma en zal alles wat in zijn vermogen ligt voor u regelen.

2. Deel informatie over de locatie van uw bijeenkomst

De locatie stuurt informatie over bijvoorbeeld wegwerkzaamheden in de directe omgeving naar u door als contactpersoon van de bijeenkomst. Informeer uw gasten hier ook over, zodat zij gemakkelijk de plaats van bestemming kunnen bereiken. Denk daarbij ook aan het openbaar vervoer; welk station ligt het dichtstbij en kan men vanuit daar lopend naar de locatie komen.

3. Laat uw wensen horen

Bespreek specifieke wensen qua audiovisuele middelen, opstelling en catering van te voren goed door met de locatie. Komt er een externe trainer of facilitator? Vraag wat hij nodig heeft en eventueel aanvullend wenst op de locatie. U kunt hierbij denken aan de opstelling, benodigde apparatuur et cetera.

4. Maak gebruik van de omgeving

Ligt de locatie middenin de natuur of nabij een park? Plan dan zeker tijd in voor een pauze in de buitenlucht zodat men weer frisse energie krijgt. Daarnaast stimuleert de frisse buitenlucht het brein beter. Wat ook een voordeel is van een locatie in de natuur is dat er veel natuurlijk licht de zalen binnenkomt.

5. Kom langs bij de locatie

Plan een locatiebezoek voordat uw bijeenkomst plaats vindt. Zo heeft u al een gevoel bij de locatie en kent u de routing al een beetje. Ook kunt u zo gelijk kennis maken met uw Meeting Expert en/of Gastheer op de locatie, waardoor het contact sneller en persoonlijker wordt.

6. Interactie met de deelnemers

Wilt u interactie in uw programma? Hier zijn verschillende middelen voor beschikbaar. Denkt u bijvoorbeeld eens aan het gebruiken van een CatchBox of een voting app waarmee u de mensen live laat mee praten en stemmen. Meer innovatieve gadgets vindt u hier.

7. Boek een overnachting in de omgeving

Komt u van ver en wilt u ontspannen aan uw bijeenkomst beginnen? Onze Meeting Experts boeken graag een hotel in de buurt voor u bij één van onze partners.

8. Geef wijzigingen in het programma op de dag zelf tijdig aan

Van tevoren heeft u het programma met uw Meeting Expert van de locatie al doorgenomen, maar zeker met een grote bijeenkomst komt het weleens voor dat een deel van het programma uitloopt. Daardoor kan het zijn dat er de behoefte is om later te beginnen met de lunch of een ander pauze moment. Om ervoor te zorgen dat alle hapjes op tijd klaar staan voor de gasten, is het van belang wijzigingen in het programma zo snel als mogelijk is door te geven aan de gastheer.

Ben u geïnspireerd geraakt van al deze tips om uw eigen bijeenkomst te organiseren? En bent u nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van Planetarium Meeting Center Amsterdam? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen en kom een keer langs voor een rondleiding. Heeft u zelf ook een tip voor het organiseren van een bijeenkomst, deel deze dan met ons via facebook!