Vacatures

Ben jij een organisatorisch talent en wil jij samen met ons het sprankelende verschil gaan maken? Voor Planetarium Amsterdam en Level Eleven zijn wij per direct op zoek naar een stagiair managementassistent operations. Als stagiair managementassistent draag je zorg voor de allround organisatorische en administratieve ondersteuning van de directeur. De directeur is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de locaties in Amsterdam. De ultieme kans om tijdens een stageperiode mee te mogen kijken binnen het management van een organisatie! TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN 1. Faciliteren van het functioneren van de directeur:

  • Periodiek voeren van afstemmingsoverleg gericht op ondermeer het; – afstemmen van en informeren over stand van zaken, onder de aandacht brengen van aandachtspunten en bijzonderheden; – doornemen van agenda en attenderen op afspraken, te ondernemen acties en dergelijke; – maken van afspraken over te verlenen ondersteuning en daarbij te hanteren prioriteiten.
  • Geven van uitvoering aan gemaakte afspraken door het effectief organiseren van activiteiten, communiceren van afspraken, etc.;
  • Invulling geven aan projecten, opvolging geven aan overeengekomen acties, bewaken/bevorderen van tussentijdse resultaten en door anderen te leveren bijdragen;
  • Inschatten van het belang van zaken en eventueel tussentijds onder de aandacht brengen daarvan aan de directeur.

2. In- en externe informatievoorziening:

  • Verwerken van binnenkomende informatiestromen door het selecteren, ordenen en registreren van informatie en voorbereiden van te ondernemen acties;
  • Aannemen van binnenkomende telefoongesprekken, zo mogelijk zelf afhandelen daarvan, doorverbinden of noteren van boodschappen/ meldingen;
  • Binnen aangegeven kaders en conform afspraken verzorgen van de in- en externe informatievoorziening richting betrokkenen.

3. Operationele secretariële ondersteuning en dienstverlening:

  • Redigeren en opmaken van correspondentie, rapportages en notities aan de hand van concepten dan wel globale aanwijzingen over de inhoud;
  • Voorbereiden, begeleiden en opvolging geven aan vergaderingen voor onder meer het verzamelen van agendapunten, inventariseren en verspreiden van stukken, notuleren, uitwerken van verslagen en bewaken van actielijsten;
  • Bijhouden van agenda en maken van afspraken binnen gegeven kader;
  • Organiseren en regelen van in- en externe bijeenkomsten volgens afspraken en daartoe uitnodigen van betrokkenen, regelen van faciliteiten en voorzieningen.

JOUW PROFIEL Functie-eisen:

  • Volgt een opleiding op HBO niveau, bij voorkeur bij voorkeur marketing en communicatie, hotel management of congres/evenementenmanagement;
  • Sterke communicatieve vaardigheden, waaronder een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (verbaal en schriftelijk);
  • Zeer vaardig in omgang met computersystemen als Ms-Outlook, MS-Word, MS-Excel, MS-PowerPoint en Social media.

Gewenste gedragskenmerken:

  • Bereikrijk (Assertief)
  • Binnenvoelbaar (Empathisch)
  • Luistergevig (Ontvankelijk)
  • Oplosselijk (Alert)
  • Verrasvast (Initiatiefrijk)
  • Verwenzaam (Ontwapenend)
  • Teruglustig (Hartelijk)

Gewenste competenties:

  • Vakkennis;
  • Zelfreflectie;
  • Plannen & organiseren;
  • Overtuigingskracht.

OVERIGE INFORMATIE Het eventuele project voor deze stageperiode wordt in overleg met jouw leidinggevende bepaald.​Deze stage kan per direct aanvangen, bij voorkeur voor 10 maanden. De exacte begindatum is nader te bepalen. GEINTERESSEERD? Voor aanvullende informatie kun je contact opnemen met Arthur Hagenbeek, directeur, via tel. 020-651 85 85 of via arthur.hagenbeek@planetariumamsterdam.nl Je sollicitatiebrief met motivatie en cv kun je sturen naar: arthur.hagenbeek@planetariumamsterdam.nl